1、目的
规范内部审核活动,以查证品质/环境活动及其结果与品质/环境管理策划的符合性、适宜性和有效性。
2、范围
凡与本公司品质/环境系统运作相关的作业活动皆属于内部审核的范围。
3、权责
3.1、管理者代表负责内部审核方案的策划。
3.2、受审核部门主管负责配合审核员实施对本部门的评审,并主动提供有效证据。
4、定义:略。
5、作业程序
5.1、审核策划与准备
管理者代表应在预定内审日之前,指派审核组长,编制内审计划和实施内审的准备。
5.11、审核时机:
a、年度审核:原则上于每年实施内部审核一次,两次间隔不超过1年。
b、不定期:由管理者代表依实际运作需要安排,例如:推行的质量/环境管理体系发生重大调整,或发生重大品质/环境问题时。
5.2、审核员资格认定:合格审核员,须同时符合下列各条件:
5.2.1、学历:高中(职高)以上学历;
5.2.2、曾受厂内外之审核培训12小时以上,且持有证书者;
5.2.3、经管理者代表评核认定。
5.3、内审计划及准备
审核组长成立审核小组,拟定审核计划:
5.3.1、成立审核小组
审核组长依审核项目、范围或部门,选择审核小组成员并考虑:
a、在审核员不得审核与其职务有直接责任关系之部门的限制下安排审核员,确保独立性;
b、对被审核业务的范围性质应与审核员的经验能力一致;
c、审核员的实务历练和培训。
5.3.2审核计划
管理者代表编制《内部审核计划》,内容包括(不限书写格式):
a、审核的范围与目的。
b、审核时所依据的准则。
c、审核组成员。
d、审核安排表,内容包括:
1)、审核日程及每日时间分配;
2)、审核项目与审核人员;
3)、召开首次会议时间;
4)、安排审核员沟通时间;
5)、安排末次会议时间;
6)、其它与本次审核有关的事项。
5.3.3、审核前的准备
a、取得相关文件:各审核员可依审核的主题先行阅读相关文件以了解被审核单位的作业要求。
b、完成检查表,审核员将以检查表执行审核时,检查表的设计应考虑下列事项:
1)、检查表的内容应依相关文件制定。
2)、检查表的设计以有助于记忆的原则规划,以维持审核进行的连续性与深度。
5.4、首次会议
在正式审核前,由审核组长主持首次会议,管理代表及所有被审核的单位主管均应参加,会议时间以简短为原则,会议议程可为:
5.4.1、确定审核范围及目的及审核时所采用的方法。
5.4.2、介绍审核小组成员。
5.4.3、确认审核排程与末次会议的时间及结束会议的与会人员。
5.5、现场审核
5.5.1、受审核单位的配合
a、提供审核小组所需的各项资源,以确保审核工作能有效执行。
b、与审核人员合作,以便达成审核目的。
5.5.2、 进行审核:审核小组进行审核应通过面谈、文件审查及观察相关区域的活动来收集客观证据,审核员于审核过程中,应时时掌握审核原则(技巧)的运用:
a、利用检查表,以维持审核进行的连接性与深度。
b、确定审核是在审核员主导下进行,而不是由被审核单位引导。
c、要客观行事并取得客观证据,对足以影响审核结果或可能需要进一步审核的任何证据迹象应保持警觉。
d、使用被审核单位的习惯用语,以减少沟通障碍。
5.5.3、 审核过程中,审核员应将观察到的情形及不符合事实填写于《內部审核检查表》上,并附上必要的证据。
5.6、末次会议
在审核结束后由审核组长主持末次会议,以确定被审核部门主管清楚了解审核结果。末次会议的参与人员包括管理者代表与被审核单位主管。会议议程可包括:
5.6.1、提报观察结果及所代表的意义。
5.6.2、提报所发现的不符合项的个数及性质。
5.6.3、被审核部门主管确认所发现的缺失。
5.7、撰写《内部审核报告》
审核组长应在审核后七日内,完成《内部审核报告》交管理者代表签核。
5.8、发出及跟催《内审不符合项报告》
审核员在末次会议后一个工作日内,针对《内部审核检查表》中的每一个不符合事项发出《内审不符合项纠正预防措施单》,相关责任部门按要求进行改善,并回复改善措施。审核员负责跟进及效果验证,原则上在管理评审之前需完成内审不符合项改善。
5.9、呈报管理评审
管理者代表在管理评审会议中主导内部审核结果的检讨。
5.10、内部审核记录保存
内部审核记录由文控中心保存三年。
6、相关文件
无
7、相关记录
7.1《内部审核计划>
7.2《内部审核检查表》
7.3《内部审核报告》
7.4《内审不符合项纠正预防措施单》